【题目】海洋公司是一家日化用品制造企业,主要生产包括香皂、牙膏、沐浴露、洗发水等快消类产品。除了少部分原料由自建工厂供应外,公司生产所需的主要原料还是以外购为主。原料采购计划由生产部门拟定,主要是根据销售计划和生产消耗量计算原料需求量,并提交给财务部和仓储部门进行审核,通过后交由采购部按单购买。
虽然采购计划的制定有多个部门参与,年度计划也拆解到了每季度和每月;但是关于采购的几个关键数据往往会出现多次调整,采购计划数的拟订也一般是基于以往期间的采购数据进行适当变更。现实的情况是往期数据的可参考性并不高,因为在决策时未将行业的发展趋势、经济的波动周期、销售的季节性等问题纳入考虑范畴,也没有对原材料的价格趋势有深入的研究。因而存货短缺、积压等问题时有发生,通过分析以往三年的财务数据,存货跌价准备计提金额连续三年上升幅度较大,原材料价值贬损问题愈发严重。
海洋公司在早期经营规模较小时一直采取单一来源采购的原材料外购模式,由于这种采购机制已运用多年,在公司规模逐渐壮大的过程中也未变更为行业普遍使用的公开招标形式,这使得公司对市场的适应性不强,出现了采购物资质次价高的现象。另外,由于长期与固定的厂家合作,海洋公司多个产品线的采购经办人员与供应商内外勾结,以此谋取个人利益。
舞弊现象的出现也源于另外一个方面,海洋公司一直未设立独立的法务部门,因而物资购买合同一般主要由采购部门自己拟定,该部门员工都不是法律的相关专业人士,使得合同起草具有随意性,合同条款很容易出现重大疏漏,也给了意欲舞弊的员工可趁之机。同时,海洋公司对合同履行的跟踪管理没有给予重视,经办人员不能主动有效地跟踪合同履行的重要节点,导致原料难以及时跟进一线生产进度。
在最后进行验收入库时,由于采购人员比较繁忙,经常是质检部门单独进行检查,由于质检部对合同细节并不了解,因此质检部门相关人员通常只清点种类和数量,而忽略了质量检查,导致采购的物资往往不能及时投入生产,企业蒙受了很大的经济损失。
要求:
(1)依据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》,简要分析海洋公司采购业务中存在的主要风险。
(2)依据《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》,简要分析海洋公司合同管理方面存在的主要风险。
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